Frais professionnels

Déductibilité des Frais professionnels à l’impôt :

La déductibilité des frais professionnels est fixée dans l’article 49 du Code d’impôt sur les revenus (ci-dessous).

Afin de pouvoir déduire une charge il faut, en plus de pouvoir justifier l’affectation professionnelle, pouvoir en fournir un justificatif probant (ticket ou facture), si cela n’est pas possible il faut pouvoir prouver cette charge par d’autres moyens.

Déductibilité de la TVA :

La déduction de la TVA est plus complexe, celle-ci est définie à l’article 45 du code TVA (ci-dessous).

La TVA ne peut être déduite que sur base d’une facture au sens de la TVA (voir plus bas les mentions obligatoires des factures).

De plus certaines charges sont (partiellement) exclues de la déduction de la TVA.

La TVA sur les frais de voiture est déductible au prorata de l’usage de professionnel (à déterminer) et au maximum à 50%)
La TVA sur les frais de téléphone, internet, GSM, Multimédia est déductible au prorata de l’usage professionnel OU, selon une circulaire de l’administration, à 75%.
La TVA sur les frais de restaurant et de réception n’est pas déductible.
La TVA sur les frais de Cadeaux Professionnels n’est déductible que si le cadeau a une valeur inférieure à 50,00€ HTVA et s’il ne s’agit pas de spiritueux (Il n’y a jamais de TVA sur les chèques Cadeaux)

Mentions obligatoires sur les factures

a) La date d’émission : celle-ci doit être compatible avec la période de déclaration TVA. Ce qui veut dire que la délivrance de la facture doit intervenir, au plus tard, le 15ème jour du mois qui suit celui de l’exigibilité de la TVA.

Une suite chronologique (ex : pas de facture datée au 30/04 lorsque la facture portant le numéro précédent est datée du 01/05).

b) Une numérotation séquentielle à numéros qui se suivent et pas de « trou » dans la numérotation.

c) Le nom ou dénomination sociale et l’adresse complète (adresse du siège social) + le numéro d’identification à la TVA de la personne qui établit la facture ainsi que de la personne qui reçoit la facture.

d) Si la date de livraison des biens ou de la prestation de service est différente de la date de facturation, cette première date doit apparaitre sur la facture.

e) La dénomination habituelle et usuelle des biens livrés et services fournis ainsi que leur quantité et leur objet. Les libellés vagues, généraux, imprécis, sensibilisent les agents contrôleurs qui cherchent à démasquer les documents de complaisance

Dernières Précisions :

Les cadeaux professionnels sont limités à un cadeau par personne par an.
À partir de 125,00€ de cadeau pour une même personne nous avons l’obligation d’établir une fiche (ce qui aura pour effet que le bénéficiaire du cadeau sera taxé sur ce dernier, ce qui n’est pas l’objectif).
Il faut absolument communiquer votre numéro de TVA à tous vos fournisseurs (téléphone, Eau-Gaz-Électricité, GSM,…)
Il est intéressant de prendre une carte carburant, ceci permet de déduire jusqu’à 50% de la TVA grevant les frais de carburant.

BASES LÉGALES

Art. 49 du CIR 92. A titre de frais professionnels sont déductibles les frais que le contribuable a faits ou supportés pendant la période imposable en vue d'acquérir ou de conserver les revenus imposables et dont il justifie la réalité et le montant au moyen de documents probants ou, quand cela n'est pas possible, par tous autres moyens de preuve admis par le droit commun, sauf le serment.

Sont considérés comme ayant été faits ou supportés pendant la période imposable, les frais qui, pendant cette période, sont effectivement payés ou supportés ou qui ont acquis le caractère de dettes ou pertes certaines et liquides et sont comptabilisés comme telles.

Art. 45 du CTVA.

§ 1er. Tout assujetti peut déduire de la taxe dont il est redevable, les taxes ayant grevé les biens et les services qui lui ont été fournis, les biens qu'il a importés et les acquisitions intracommunautaires de biens qu'il a effectuées, dans la mesure où il les utilise pour effectuer:

des opérations taxées;
des opérations exonérées en vertu des articles 39 à 42;
des opérations réalisées à l'étranger qui ouvriraient droit à déduction si elles étaient effectuées à l'intérieur du pays;
des opérations visées à l'article 44, § 3, 4° à 10°, à condition que le cocontractant soit établi en dehors de la Communauté, ou que ces opérations aient, dans les conditions fixées par le Ministre des Finances ou par son délégué, un rapport direct avec des biens destinés à être exportés vers un pays situé en dehors de cette Communauté;
des prestations de courtage ou de mandat se rapportant aux opérations visées au 4°.

§ 1erbis. En ce qui concerne la taxe ayant grevé les livraisons, les importations et les acquisitions intracommunautaires de biens et les prestations de services relatives à un moyen de transport neuf au sens de l'article 8bis, § 2, dont la livraison est exemptée en vertu de l'article 39bis, les assujettis visés à l'article 8bis, § 1er, ou à l'article 57 de même que celui qui ne réalise que des livraisons de biens ou des prestations de services ne lui ouvrant aucun droit à déduction, ne peuvent déduire, par dérogation au § 1er, que la taxe ayant grevé la livraison, l'importation ou l'acquisition intracommunautaire dudit moyen de transport, dans la limite ou à concurrence du montant de la taxe qui serait exigible en raison de la livraison si elle n'était pas exemptée par l'article 39bis précité.

§ 1erter. En ce qui concerne l'or d'investissement défini à l'article 1er, § 8, tout assujetti peut, pour autant que la fourniture ultérieure de cet or soit exonérée en vertu de l'article 44bis, § 1er, alinéa 1er, déduire de la taxe dont il est redevable:

la taxe ayant grevé la livraison d'or que lui a faite une personne qui a opté pour la taxation de cette livraison conformément à l'article 44bis, § 1er, alinéas 2 ou 3;
la taxe ayant grevé l'achat, l'acquisition intracommunautaire ou l'importation d'or, autre que de l'or d'investissement, qu'il a effectué, dans la mesure où cet or est ensuite transformé, par lui ou pour son compte, en or d'investissement;
la taxe ayant grevé les services qui lui ont été fournis et consistant en un changement de forme, de poids ou de pureté de l'or.

§ 1erquater. Tout assujetti qui produit de l'or d'investissement au sens de l'article 1er, § 8, ou transforme de l'or, de quelque origine que ce soit, en or d'investissement, peut déduire de la taxe dont il est redevable, la taxe ayant grevé, l'achat, l'acquisition intracommunautaire ou l'importation de biens ou de services liés à la production ou à la transformation de cet or, pour autant que la livraison ultérieure de cet or soit exonérée en vertu de l'article 44bis, § 1er, alinéa 1er.

§ 1erquinquies. En ce qui concerne les biens immeubles par nature et les autres biens d'investissement et services sujets à révision en vertu de l'article 48, § 2 qui font partie du patrimoine de l'entreprise de l'assujetti et qui sont utilisés à la fois pour les besoins de son activité économique et pour ses besoins privés ou pour les besoins privés de son personnel ou, plus généralement à des fins étrangères à son activité économique, l'assujetti ne peut déduire la taxe grevant les biens et les services afférents à ces biens qu'à concurrence de leur utilisation pour les besoins de son activité économique.

§ 2. Pour la livraison, l'importation et l'acquisition intracommunautaire de véhicules automobiles destinés au transport par route de personnes et/ou de marchandises, et pour les biens et les services se rapportant à ces véhicules, la déduction ne peut dépasser en aucun cas 50 p.c. des taxes qui ont été acquittées.

Cette disposition n'est toutefois pas applicable aux véhicules automobiles suivants:

a) les véhicules d'une masse maximale autorisée supérieure à 3 500 kg;

b) les véhicules pour le transport des personnes comportant plus de huit places assises, celle du conducteur non comprise;

c) les véhicules spécialement aménagés pour le transport des malades, des blessés et des prisonniers et pour les transports mortuaires;

d) les véhicules qui, en raison de leurs caractéristiques techniques, ne peuvent pas être immatriculés dans le répertoire matricule de la Direction pour l'Immatriculation des Véhicules;

e) les véhicules spécialement aménagés pour le camping;

f) les véhicules visés à l'article 4, § 2, du Code des taxes assimilées aux impôts sur les revenus;

g) les cyclomoteurs et motocyclettes;

h) les véhicules destinés à être vendus par un assujetti dont l'activité économique consiste dans la vente de véhicules automobiles;

i) les véhicules destinés à être donnés en location par un assujetti dont l'activité économique consiste dans la location de véhicules automobiles accessible à quiconque;

j) les véhicules destinés à être utilisés exclusivement pour le transport rémunéré de personnes;

k) les véhicules neufs au sens de l'article 8bis, § 2, 2°, 1er tiret, autres que ceux visés sous h), i) et j), qui font l'objet d'une livraison exemptée par l'article 39bis. Dans ce cas, la déduction ne peut toutefois être opérée que dans la limite ou à concurrence du montant de la taxe qui serait exigible en raison de la livraison, si elle n'était pas exemptée par l'article 39bis précité.

§ 3. Ne sont pas déductibles, les taxes ayant grevé:

1° les livraisons et les acquisitions intracommunautaires de tabacs manufacturés;

2° les livraisons et les acquisitions intracommunautaires de boissons spiritueuses autres que celles qui sont destinées à être revendues ou à être fournies en exécution d'une prestation de services;

3° les frais de logement, de nourriture et de boissons, au sens de l'article 18, § 1er, alinéa 2, 10° et 11°, à l'exception de ceux qui sont exposés:

a) pour le personnel chargé de l'exécution, hors de l'entreprise, d'une livraison de biens ou d'une prestation de services;

b) par des assujettis qui à leur tour fournissent les mêmes services à titre onéreux;

4° les frais de réception.

§ 4. Les agences de voyages au sens de l'article 1er, § 7, alinéa 1er, 2°, ne peuvent déduire la taxe grevant les biens et les services que d'autres assujettis leur fournissent aux fins des prestations visées à l'article 18, § 2, alinéa 2, et qui profitent directement aux voyageurs.

§ 5. Les assujettis ne peuvent pas déduire la taxe due ou acquittée dans les situations visées à l'article 58, § 4, 5°. Dans la mesure où il effectue des livraisons de biens soumises au régime particulier d'imposition de la marge bénéficiaire, l'assujetti-revendeur ne peut pas déduire la taxe due ou acquittée dans les situations visées à l'article 58, § 4, 6°.